Digimatkatoimisto Sovellos | Evästeet ja tietosuojakäytäntömme
15742
page-template-default,page,page-id-15742,qode-listing-1.0.1,qode-social-login-1.0,qode-news-1.0.2,qode-quick-links-1.0,qode-restaurant-1.0,ajax_updown_fade,page_not_loaded,,qode_grid_1300,columns-4,qode-theme-ver-13.0,qode-theme-bridge,bridge,wpb-js-composer js-comp-ver-5.4.4,vc_responsive

Evästeet ja tietosuojakäytäntömme

Evästeet

 

1. VERKKOSIVU

Sovellos.fi

 

2. VERKKOSIVUN OMISTAJA

Sovellos Oy

Läntinen Pitkäkatu 35

20100 Turku

Y-tunnus 2727036-9-7

 

4. MITÄ OVAT EVÄSTEET?

Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeet helpottavat verkkosivun käyttöä ja saattavat olla verkkosivun oikeanlaisen käytön kannalta välttämättömiä. Evästeiden avulla voidaan tarjota käyttäjälle yksilöidympiä palveluita ja markkinointia, jotka pohjautuvat käyttäjän aiempaan asiointiin sivustolla. Evästeet saattavat olla välttämättömiä mm. verkkokaupoissa. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien laitteita tai tiedostoja, eikä vaikuta laitteen toimintaan.

 

5. EVÄSTEIDEN KÄYTTÖTARKOITUS

Sivustollamme käytetään evästeitä kohdennettuun markkinoinnin, käyttäjätietojen sekä käytön analysointiin ja omien verkkosivujen toimintaa sekä palveluiden kehittämistä varten.

 

6. YHTEISTYÖKUMPPANIMME EVÄSTETIETOJEN KÄSITTELYSSÄ

 

  • Freshchat
  • Freshdesk
  • Facebook
  • Google
  • Linkedin
  • WordPress
  • Woocommerce

 

7. EVÄSTEIDEN KERÄÄMÄT TIEDOT JA SÄILYTYS

Evästeet keräävät käyttäjästä käyttäytymiseen, käyttötottumuksiin, verkkosivujen käyttöön ja selaukseen ja sijaintiin liittyviä tietoja, joita hyödynnetään eri tavalla ja eri käyttötarkoituksiin. Evästeitä säilytetään istuntokohtaisesti ja pysyvästi. Istuntokohtaiset evästeet vanhenevat istunnon päätyttyä, mutta pysyvät evästeet saattavat olla tiettyyn aikarajaan asti tai kunnes käyttäjä poistaa nämä tiedot. Nämä vaihtelevat ja tarkempaa tietoa pääset näkemään omista evästeistäsi selaimen asetuksista.

 

Näitä kerättyjä tietoja ovat mm.:

  • Asetukset
  • Turvallisuus
  • Prosessit
  • Mainokset
  • Käyttökerran tila
  • Analytiikka
  • Sijainti
  • Isäntätiedot
  • Chat-keskustelut
  • Verkko-ostokset
  • IP-osoitteet
  • Mistä käyttäjä saapui sivustolle
  • Päätelaitteen näytönkoko
  • Käytetty selain ja sen versio

 

8. MAINOSEVÄSTEIDEN KOHDENNUS

Your Online Choises -palvelun avulla voit tutustua Evästeperusteiseen verkkomainontaan ja yksityisyydensuojaan ja hallita mainoksien näkyvyyttä. www.youronlinechoises.com/fi/omat-mainokset

 

9. EVÄSTEIDEN HALLINTA JA POISTAMINEN

Evästeet helpottavat oikeanlaisten palveluiden tarjoamista ja parantavat verkkosivuston toimintaa. Mikäli kuitenkin haluat estää evästeiden käytön, voit näin tehdä, mutta se voi vaikuttaa verkkosivuston toimintaan. Lisäksi voit poistaa nykyiset evästeesi alla olevien ohjeiden mukaisesti tai kyseisen palveluntarjoajan ohjeiden mukaisesti. Ohjeita ja lisätietoa löydät myös osoitteesta www.aboutcookies.org.

 

Chrome

  1. Paina Menu-painiketta
  2. Valitse Asetukset/Settings
  3. Paina ja valitse Edistyneet Asetukset / Advanded Settings
  4. Valitse Yksityisyys ja Suojaus / Privacy and Security
  5. Paina Sisällön asetukset / Content Settings
  6. Valitse Evästeet / Cookies
  7. Paina Katso kaikki evästeet ja sivutiedot / See all Cookies and Site Data
  8. Valitse Poista kaikki / Remove all

 

Firefox

  1. Paina Menu-painiketta
  2. Valitse Asetukset/Settings
  3. Valitse Yksityisyys ja Suojaus / Privacy and Security
  4. Paina Historiatietojen/ History alta Poista yksittäisiä evästeitä / delete cookies
  5. Valitse haluamasi evästeet ja valitse Poista valitut/ Delete selected.

 

 

 

Tietosuojaseloste

 

1. Rekisterinpitäjä

Sovellos Oy

Läntinen Pitkäkatu 35

20100 Turku

Y-Tunnus 2727036-9

 

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Yrityksen tietosuojaan ja asiakasrekistereihin liittyvissä asioissa yhteyshenkilönä toimii Kristian Mäkelä, joka asemaansa liittyen vastaa siitä, että rekisteritoiminnot suunnitellaan ja toteutetaan säännösten ja määräysten sekä annettujen yleisohjeiden mukaisesti ja jonka asiana on määrätä tai todeta eri rekisteritoimintoja koskeva päätösvalta sekä rekisterinpidon tehtäviin osallistuvat.

Kristian Mäkelä

Puhelin 020 7191 261

kristian.makela@sovellos.fi

 

3. Rekisterin käyttötarkoitus

Yritys kerää, käsittelee ja ylläpitää asiakasrekisterissä olevaa rekisteritietoa tarpeellisten ydinliiketoiminnan harjoittamiseen tarvittavien toimintojen täyttämiseksi vaadittavilta osin. Yleisimmin vaadittavat rekisteritiedot ovat yrityksen ja yhteyshenkilön yhteystiedot rekisteröidyn tavoittamiseksi, toimeksiantojen suorittamiseksi, tiedottamista ja laskutusta varten. Yritys ylläpitää ja päivittää asiakasrekisteriä säännöllisesti ja sisältää asiakasyritykset ja kohderyhmään kuuluvat yritykset. Asiakastietoja käytetään tiedottamisen lisäksi markkinointitarkoitukseen.

 

4. Rekisterin pitämisen peruste

Yrityksen käsittelemät asiakastiedot hankitaan ja käsitellään yrityksen palveluiden tarjoamista varten. Rekisteritiedot säilytetään asiakassuhteen ajan tai/tai kaksi vuotta viimeisimmästä asiakaskontaktista. Tilauksiin ja sopimuksiin liittyvät materiaalit arkistoidaan ja säilytetään 6 vuotta  sekä lain määrittämien säilytysaikojen mukaan

 

5. Rekisterien nimet

  • Asiakasrekisteri
  • Uusiakasrekisteri

 

6. Rekisterin tietosisältö

Työtehtävien ja laskutuksen toteuttamista vaadittavien tietojen osalta tarpeellista ja lainmukaista henkilötietoa ovat yrityksen säilyttämänä;

 

  • Yrityksen nimi
  • Postiosoite
  • Postinumero
  • Kaupunki
  • Muu laskutustieto
  • Puhelinnumero
  • Sähköposti
  • Y-/henkilötunnus
  • Yhteys-/yksityishenkilö
  • Yhteys-/yksityishenkilön suora puhelinnumero
  • Yhteys-/yksityishenkilön suora sähköpostiosoite
  • Toimeksiantoihin ja asiakkuuteen liittyvät lisätiedot
  • Muut työtehtävän vaatimat välttämättömät yksilöintitiedot

 

Muu tarpeeton tieto voidaan poistaa, eikä niitä kerätä.

 

7. Rekisterin tietolähteet

Asiakasrekisteriin saapuvat rekisteritiedot ovat lähtöisin julkisista rekistereistä(Uusasiakasrekisteri), rekisteröidyltä tai asiakasyritykseltä. Yritys tallentaa vain relevantin tiedon yrityksen asiakasrekisteriin. Asiakasrekisterin tietojen päivitys tapahtuu yleisimmin asiakasyrityksen toimesta tai tilauksen yhteydessä. Rekisteritiedot saapuvat yritykselle useimmiten rekisteröidyn toimesta.

 

8. Rekisteritietojen luovutukset

Asiakastietoa ei luovuteta rekisteröidyn, asiakasyrityksen, Sovellos Oy:n, tai sen yhteistyökumppaneiden, alihankkijoiden tai toimeksiantoon liittyvien osapuolien ja tahojen ulkopuolisille osapuolille (pl. viranomaiskyselyt). Sähköinen rekisteritiedon säilytys tapahtuu asianmukaisesti suojatuilla palvelimilla, jotka sijaitsevat EU:ssa. Tietoa ei pääasiallisesti luovuteta kolmansille osapuolille, muutoin kuin säilytyksen osalta. Tietoja ei luovuteta EU-/ETA-maan ulkopuolelle. Rekisteritietoja saatetaan siirtää eri rekisterien välillä.

 

9. Rekisterin sisäinen käyttö

Yrityksen työntekijät on ohjeistettu ja prosessit on suunniteltu tietosuojavuotojen välttämiseksi, sekä rekisterin hallinnoinnin helpottamiseksi. Kaikki rekisteritiedon käsittely tapahtuu koulutetun työntekijän toimesta, joka tuntee tietosuojakäytännöt ja tunnistaa mahdollisesti tietoturvattomat käsittelytavat. Yrityksessä kannustetaan työntekijöitä seuraamaan, arvioimaan, parantamaan ja ilmoittamaan omalla toiminnallaan yrityksen tietosuojaa ja -turvaa. Rekisterin käytössä pyritään vähentämään duplikaattien muodostumista ja rekisteritietojen hallittua väliaikaista säilyttämistä. Yritys säilyttää asiakasrekisteriä pääasiallisesti sähköisesti kahdessa järjestelmässä(CRM ja ERP).

 

10. Rekisterin suojaaminen

Manuaalinen materiaali tuhotaan, kun rekisteritieto on viety rekisteriin, käsitelty tai asiakassuhde on päättynyt. Paperimateriaali tuhotaan tietoturvallisesti paperisilppureilla. Laitteet ja ohjelmistot vaativat kirjautumistunnukset. Laitteet on suojattu virustorjunnoin ja sisäverkko on suojattu palomuurilla. Päätelaitteita suojataan päivittämällä käyttöjärjestelmä ja ohjelmistot säännöllisesti. Käytössä olevat palvelimet ja pilvipalvelut on suojattu alan yleisesti käyttämillä tietoturvaratkaisuilla ja -käytännöillä. Yrityksen henkilökunta on koulutettu rekisteritietojen käsittelystä ja tietoturvallisista käytännöistä. Työntekijät tuntevat yrityksen tietoturvapolitiikan ja ovat sitoutuneet yrityksen tietosuojakäytäntöihin. Työntekijät ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen, joka kattaa asiakasrekisterit ja muun niihin liittyvän tiedon. Kaikkea asiakastietoa käsitellään yrityksen toimesta luottamuksellisena ja salassapitosopimuksen alaisena tietona.

 

11. Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen

Asiakasrekisteri on pakollinen työkalu tiedottamista, myynti- ja markkinointitoimenpiteitä, asiakasyhteistyön ylläpitoa, palveluiden kehittämistä, laskutusta ja asiakasyritysten pyytämien työtehtävien suorittamista varten. Rekisteritieto säilytetään pääasiallisesti sähköisesti arkistoituna ja poistetaan viimeistään kuusi vuotta viimeisimmästä toimeksiannosta tai asiakaskontaktista. Kirjanpito- ja sopimustekniset dokumentit säilytetään myös manuaalisena, jotka on kansioitu ja arkistoitu, sekä sijaitsevat lukittujen ovien takana. Päivittäistoiminnassa syntyvä paperillinen asiakasrekisteri ja siihen liittyvä henkilötietodokumentaatio tuhotaan tietoturvallisesti, kun tieto on viety sähköiseen järjestelmään. Rekisteritietoa päivitetään säännöllisesti ja tarpeettomat tiedot poistetaan.

 

12. Rekisteröidyn informointi

Mikäli henkilötietoja koskeva tietosuojavuoto tapahtuu, yritys on yhteydessä asianomaiseen parhaaksi katsomallaan tavalla. Yksittäistapauksissa asianomainen tavoitetaan ensisijaisesti puhelimitse. Suuremmassa tietoturvavuodossa siitä informoidaan ensisijaisesti postitse tai sähköpostitse. Mikäli yrityksen edustajan aiheuttama tietosuojavuoto on tapahtunut asiakasyrityksen rekisteritiedolle, on yrityksen edustaja yhteydessä välittömästä asiakkaan tietosuojavaltuutettuun. Tietosuojaloukkauksen tapahtuessa tai sitä epäiltäessä yritys on velvollinen ilmoittaman valvontaviranomaisille ja asianomaisille mahdollisimman nopeasti, kuitenkin vähintään 72h kuluessa.

 

13. Rekisteröidyn tarkastusoikeus, tietojen korjaus ja luovuttaminen

Asiakasyrityksellä ja asianomaisella on oikeus asiakasrekisterin tietojen tarkastamista, poistamista tai korjaamista koskevissa asioissa olla yhteydessä mm. postitse tai asioimalla toimipisteessä. Tietosuojaseloste on luettavissa yrityksen toimipisteessä ja verkkosivustolla.

 

Postitse

 

Postitse tapahtuva yhteydenoton tulee sisältää vähintään:

 

  • Asianomaisen nimi,
  • postiosoite,
  • postinumero,
  • kaupunki,
  • käytettävä oikeus,
  • allekirjoituspäivä,
  • allekirjoituspaikka,
  • asianomaisen allekirjoitus,
  • nimenselvennys,
  • Asiakasyrityksen nimi,
  • Asiakasyrityksen y-tunnus ja
  • Asiakasyrityksen postitustiedot.

 

Kirjallinen pyyntö on toimitettava postin kuljetettavaksi suljetussa kirjekuoressa ao. mukaisin merkinnöin.

 

Sovellos Oy

/Tietosuoja

Läntinen Pitkäkatu 35

20100 Turku

 

Kirjallinen vastaus jätetään postin kuljetettavaksi asianomaiselle. Oikeuden epäämisestä ilmoitetaan postitse. Mikäli kirje ei sisällä kaikkia vaadittuja tietoja, ei pyydettyä toimenpidettä suoriteta ja manuaalinen aineisto tuhotaan heti eikä sen suorittamatta jättämisestä informoida erikseen. Kirjalliset pyynnöt tuhotaan normaalisti viikko niiden saapumisesta, ellei asiankäsittely muutoin vaadi pidempää säilytystä. Kirjalliset pyynnöt säilytetään toimistossa siihen tarkoitetussa kansiossa.

 

Toimipisteessä

Asioidessa yrityksen toimipisteessä, on asianomaisen sovittava ennalta tapaaminen tietosuojavaltuutetun kanssa valitsemallaan yhteydenottotavalla. Tapaamisella asianomaisella on oikeus pyytää tietojaan, korjata niitä tai poistaa ne ilman aiheetonta viivästystä kuitenkin vähintään 30 päivän sisällä.

 

Tarkastus ja puhelimitse tapahtuva asiointi

Yhteystietojen päivitystapauksessa yritys voi puhelimitse vahvistaa tiettyjen yleisten asiakastietojen sisältöä mm. silloin kun asianomainen soittaa päivittääkseen tai tarkastaakseen yrityksen hallussa olevien asiakastietojen ajanmukaisuuden vahvistamalla asiakkaan luettelemat yhteystiedot. Tietosuojavaltuutettu voi myös niin arvioidessaan, tehdä parhaaksi näkemänsä tavan mukaan suorittaa rekisteröidyn oikeuksia.

 

Valtuutus ja valtakirja

Mikäli yhteydenottaja ei ole asianomainen, tulee yritykselle toimittaa paperisena valtakirja tai muu dokumentaatio, joka antaa asianmukaisen valtuuden toimia asianomaisen puolesta. Yrityksellä on oikeus epäselvässä tapauksessa varmistua tietojen luovuttamisesta tarpeellisuudesta ja informoida yhteydenottajaa kohtuullisen ajan kuluessa. Tietojen luovuttamisen epäämisestä ilmoitetaan ensisijaisesti postitse tiedonpyytäjän ilmoittamaan postiosoitteeseen.

 

14. Sisäiset rekisteritoiminnan ohjeet ja koulutus

Yrityksen työntekijöitä on ohjeistettu tietoturvallisesta toiminnasta, tietosuojavuodoista, yrityksen toimintatavoista ja rekisterin käytöstä. Yritys on järjestänyt jokaiselle työntekijälle tietoturvakoulutuksen ja yrityksen tietoturvaohjeistus löytyy toimipisteestä. Työntekijöiden tietosuojaosaamista ylläpidetään säännöllisesti.

 

15. Seurannan järjestäminen, ongelmista ja puutteista ilmoittaminen

Yrityksen rekisterin vastuuhenkilö pitää huolen, että seuranta pysyy säännöllisenä ja asiakasrekisteritoimintojen kuvausdokumenttia päivitetään ja rekisteriä ylläpidetään vaaditulla tavalla. Puutteista ja ongelmista, jotka ovat tai saattavat olla potentiaalisia tietoturvauhkia, tulee puuttua viipymättä. Rekisterin käyttäjät seuraavat omalla toiminnallaan rekisterin ylläpitoa ja oikeanlaista toimintatapaa ja mahdollisista riskeistä tai uhista ilmoitetaan yrityksen rekisteristä vastaavalle kirjallisesti sähköpostilla, ja kiireellisissä asioissa nopeimmalla mahdollisella yhteydenpitotavalla.